Angedacht waren ein bis zwei Jahre, dann wurden daraus doch nur zwei Wochen plus zwei Monate für die Nachbearbeitung: Gemeinsam mit plusserver zündete PIA UDG den Migrations-Turbogang.
PIA UDG ist eine der führenden Agenturen für digitale Transformation im DACH-Raum. Die Agentur plant, erstellt, betreibt und optimiert digitale Touchpoints für nahtlose Customer Journeys mit datengestützten Maßnahmen und agilen Methoden. Mit 1.000 Expert:innen in den Bereichen Beratung, Strategie, Branding, Kreativität, CX, Medien, Technologie, CRM, Daten und Analytik unterstützt PIA UDG Unternehmen bei der Effizienzsteigerung in Vertrieb und Marketing. Dabei liegt der Fokus auf herausragenden UX/UI- und Customer-Journey-Konzepten, kreativen Dienstleistungen und datengesteuerten Marketinglösungen. Seit 2019 ist PIA UDG Teil der Performance Interactive Alliance (PIA Group). Die PIA Group ist der führende Digital-Dienstleister in Deutschland und verbindet Strategie, Kreativität und Technologie zu Data Driven Marketing.
Die Anforderung
Die Lösung
Der Nutzen
Entlastung der eigenen Mitarbeitenden, Kostenvorteile und höhere Flexibilität bei neuen Kundenlösungen.
Kai Tögel
Lead Client IT
PIA UDG
Die Anforderung
Mit den steigenden Anforderungen der Kunden an digitale Erlebnisse muss auch die zugrundeliegende Infrastruktur ständig mitwachsen. Dabei sind klassische Infrastrukturen, bestehend aus dedizierten Servern im Eigenbetrieb, gegenüber extern betriebenen Cloud-Lösungen meistens im Nachteil. Denn in der Cloud stehen Ressourcen flexibel bereit. Cloud-Betreiber sorgen zudem permanent für deren Aktualität und Verfügbarkeit. Um gleichzeitig die eigenen IT-Mitarbeitenden zu entlasten, greifen Unternehmen gerne zu Managed-Cloud-Lösungen. So kümmert sich der Anbieter auch um die technische Beratung und das Design der Lösung, die Integration und Migration bestehender Infrastrukturen sowie die Optimierung und Automatisierung der Cloud-Ressourcen.
Um von den genannten Vorteilen einer Cloud-Lösung zu profitieren, wandte sich PIA UDG im Sommer 2016 erstmalig an plusserver. Anstelle im eigenen Rechenzentrum, das PIA UDG in Form einer Colocation betrieb, sollten neue Kunden zukünftig extern gehostet werden. Als Auftakt fragte PIA UDG daher ein erstes Lösungskonzept für einen Neukunden bei plusserver an. Basierend auf den Anforderungen schlug plusserver eine einsteigerfreundliche Cloud auf VMware-Basis vor.
Die Lösung
Schnell zeigte sich der gewünschte Nutzen des ersten Projektes für die Agentur, die nun sämtliche technischen sowie Management-Aufgaben des Kundensetups extern von den Spezialist:innen bei plusserver verrichten lassen konnte. Daher wurde das Setup auch bereits kurz nach der Inbetriebnahme um einen weiteren Endkunden erweitert.
Nach dem Start mit den ersten Kundenumgebungen sollte PIA UDG jederzeit die Möglichkeit haben, weitere Kundenprojekte in der eigenen Infrastruktur zu realisieren. Da solche einzelnen Kundenprojekte nur wenige virtuelle Maschinen benötigen, richtete plusserver für diese einen gemeinsamen Cluster ein. Diese Ressourcen werden durch PIA UDG über einen gesonderten vCloud-Director-Zugang verwaltet. Mit diesem hat PIA UDG quasi Zugriff auf ein virtuelles Rechenzentrum, in dem benötigte Ressourcen innerhalb von Minuten zur Verfügung gestellt werden können.
Im Sommer 2017 begann schließlich die Migration der Bestandskunden aus dem PIA-UDG-Rechenzentrum zu plusserver. Gemeinsam mit der Agentur legte plusserver dabei fest, den Transfer von ausgewählten VMs in die neue Umgebung mittels Veeam-Backups durchzuführen. Durch eine initiale Synchronisation und anschließende kontinuierliche Delta-Syncs konnte die Migration dieser VMs mit einer minimalen Downtime realisiert werden. Bei einem Delta-Sync werden lediglich die geänderten Teile einer Datei synchronisiert, sodass die Datenmengen und die Dauer der Übertragung deutlich sinken.
Aufgrund der Erfahrungen mit der schnellen und reibungslosen Migration dieser Bestands-VMs entschied PIA UDG, den eigentlich für einen wesentlich längeren Zeitraum geplanten Umzug aller Kunden noch im selben Jahr 2017 abzuschließen. Dies bedeutete, die Migration von rund 180 VMs zu planen und durchzuführen. Das neue Setup sollte auf die initial eingesetzten Ressourcen aufbauen, was jedoch einen erheblichen Umbau der Live-Umgebung erforderte. Daher setzte plusserver die Erweiterung in mehreren Schritten um.
Nachdem alle Endkundensysteme zu plusserver migriert worden waren, waren noch zwei Systeme im PIA-UDG-Rechenzentrum übrig, die weiterhin auf eigener Hardware betrieben werden sollten. Diese Server wurden daher in eine Colocation am Standort Frankfurt überführt und über VPN-Tunnel an das Setup in Köln angebunden. Mit diesem letzten Schritt konnte das PIA-UDG-Rechenzentrum Ende 2017 zurückgebaut werden. „Zunächst war eine sukzessive Migration der Kunden angedacht, deren Lösung ohnehin angefasst werden musste. Jedoch waren wir mit dem Ablauf der ersten Migrationen derart zufrieden, dass wir den kompletten Umzug aller Kunden aus organisatorischen und wirtschaftlichen Gründen schnellstmöglich durchführen wollten“, berichtet Kai Tögel, Lead Client IT bei PIA UDG.
plusserver unterstützt PIA UDG beim Management der VMs, übernimmt dabei Arbeiten wie die Überwachung und Entstörung der Systeme und Dienste und informiert proaktiv über verfügbare Sicherheitsupdates. Die Administrationsrechte liegen sowohl bei PIA UDG als auch bei plusserver, was es der Agentur gestattet, besonders schnell auf Kundenanforderungen zu reagieren.
Die komplette Infrastruktur – Firewall, Virtualisierung, Storage und Backup – wird von plusserver voll gemanagt. Dieses Full Management umfasst den Betrieb, die Überwachung, Entstörung sowie Wartung rund um die Uhr (24/7).
Der Nutzen
Der Eigenbetrieb komplexer Serverlösungen erfordert einiges an zeitlichem und finanziellem Aufwand. Zudem ist die IT eines Unternehmens auf diese Weise recht unflexibel. Dahingegen entlastet eine extern gehostete Lösung den Auftraggeber von den meisten Wartungs- und Managementaufgaben. Die Virtualisierung schafft zusätzliche Agilität, da neue VMs innerhalb kurzer Zeit eingerichtet und nutzbar sind.
Auf der Kostenseite schlägt die optimale Auslastung gebuchter Ressourcen positiv zu Buche: Statt permanent ungenutzte Ressourcen vorhalten zu müssen, kann PIA UDG diese nun nach Bedarf hinzuziehen. Auch auf Seiten der Sicherheit und Verfügbarkeit brachte die Migration eine deutliche Verbesserung. Neben dem Basis-DDoS-Schutz von plusserver sorgen redundante Infrastrukturen für eine hohe Ausfallsicherheit. Im Falle eines Falles greift zudem das Service Level Agreement (SLA) von plusserver und sichert PIA UDG bestimmte Reaktionszeiten zu.
Fazit
Trotz des straffen Zeitplans konnte plusserver die Migration der Kundensysteme zur vollen Zufriedenheit der PIA UDG abwickeln. Inklusive Planung und Abschluss aller nachträglichen Arbeiten hat es lediglich rund zwei Monate gedauert, bis PIA UDG die Verantwortung für die Infrastrukturen seiner Kunden in die erfahrenen Hände von plusserver legen konnte.
„Was uns besonders an der Zusammenarbeit mit plusserver gefällt, ist der direkte und ehrliche Austausch. Wir sind mit unseren Ansprechpersonen per Du und agieren absolut auf Augenhöhe“, erklärt Kai Tögel von PIA UDG. „So fühlen wir uns als Kunde optimal verstanden und betreut. Unserem IT-Team wird der Rücken freigehalten von standardisierbaren Arbeiten und wir können uns selbst noch intensiver auf die strategische Weiterentwicklung und Optimierung der Applikationen unserer Kunden fokussieren.“
Derzeit betreibt PIA UDG insgesamt fünfzehn Kunden mit unterschiedlich großen Infrastrukturen bei plusserver in der pluscloud VMware. Dort realisieren sie individuelle und maßgeschneiderte Webhosting-Lösungen. Teile der agentureigenen Infrastruktur sind ebenfalls bei plusserver untergebracht. PIA UDG nutzt zudem das umfangreiche Produktportfolio von plusserver, um die eigenen Kunden mit erweiterten Cloud-Services zu bedienen und um Hochverfügbarkeit, Datenschutz, Kostenoptimierung sowie eine rundum professionelle Dienstleistung zu erbringen.
Darüber hinaus arbeitet die Agentur zurzeit gemeinsam mit plusserver daran, ihren Kunden auch alternative Lösungen zu VMware anbieten zu können. Dabei setzt sie auf die quelloffene pluscloud open, um zukünftige Vendor Lock-ins und Herstellerabhängigkeiten zu vermeiden und Preissteigerungen abfedern zu können.
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